오늘날 전자 통신 은 전화, "달팽이"메일, 경우에 따라 대면 회의보다 인기가 높아지고 있습니다. 의료 사무실을 포함한 모든 전문적인 환경에서 동료, 환자, 의사, 병원, 공급 업체 또는 기타 전문가에게 이메일을 보낼 때 여러 가지 사항을 고려하는 것이 중요합니다.
사람들은 하루 중 많은 시간을 전자 메일을 열고 읽는 데 소비합니다.
비효율적이고 중요하지 않은 이메일에 가치있는 시간을 낭비해서는 안됩니다. 전화, 우편 서신 또는 직접 대면하는 것과 똑같은 전문성을 이메일로 표현해야합니다. 전자 메일은 의사 소통의 한 형태이며 수신자가 메시지를 해석하는 방식이 중요하다는 것을 항상 기억하십시오.
이메일을 작성하여 보내기 전에 몇 가지 질문하십시오.
- 전자 메일은 내가 보내는 정보를위한 최선의 통신 수단 입니까?
- 전문가 야?
- HIPAA를 준수합니까?
- 저와 의료 사무실을 정확하게 대변합니까?
이메일 에티켓 규칙 # 1
SEND 를 누르기 전에 메시지 내용을 생각해보십시오. 전자 메일이 전화 나 회의 대신 메시지에 적합한 통신 형식인지 확인하십시오. 내용은 의료 사무실에서 기대하는 전문성과 이미지의 수준을 반영해야합니다.
외설적, 모욕적, 중상 모략, 명예 훼손, 인종 차별적 또는 성적인 특성이 포함 된 이메일을 발송, 전달 또는 회신 하지 마십시오 . 귀하와 메디컬 사무소에 벌금이 부과 될 수 있습니다.
이메일 에티켓 규칙 # 2
적절한 문법, 구두점 및 철자법을 사용하십시오. 다시 귀하의 메시지는 귀하의 의료 사무실을 반영한 것입니다.
또한 메시지를 간결하게 보관하고 메시지 레이아웃을 적절하게 사용하여 읽는 것이 더 쉬워야합니다. SEND 를 누르기 전에 이메일을 교정하십시오.
온라인 환경에서 고함 또는 비명을 지르는 것으로 간주되는 모든 대문자를 사용 하지 마십시오 . 단어 또는 구를 강조하려면 굵게 또는 기울임 꼴 을 사용하십시오. 또한, 매우 복잡한 글꼴이나 이상한 글꼴은 전자 메일을 읽기가 어려워 지므로 사용하지 마십시오.
이메일 에티켓 규칙 # 3
이메일이 해당 수신자에게 전송되고 있는지 확인하십시오. 의료 사무실의 정보, 특히 환자 정보와 관련된 정보는 근거 만 알면 알 필요가 있기 때문에 공유해야합니다. 또한 사람들이 그들과 관련이없는 정보를 "정크 메일"로 간주 할 수 있다고 생각하십시오.
개인 및 기밀 정보를 논의하거나 이메일에 환자 파일을 첨부 하지 마십시오 . 환자 계좌 번호 또는 의료 기록 번호를 사용하여 다른 사람에게 계좌를 검토하도록 조언하십시오. 귀하의 정보는 여기에 기록되어야합니다.
이메일 에티켓 규칙 # 4
가능한 경우 24 시간 이내에 전문 전자 메일에 회신하십시오. 그것이 당신에게 충분한 시간을주지 않는다면, 적어도 당신이 이메일을 받았다고 말하면서 가능한 한 빨리 그들에게 돌아갈 것입니다.
스팸이나 구독 / 탈퇴 요청에 회신 하지 마십시오 .
이것은 귀하의 비즈니스 이메일을 홍수시킬 더 많은 스팸만을 생성합니다.
이메일 에티켓 규칙 # 5
감정을 이메일에서 지켜라. 예의 있고 전문적이어야합니다. 그런 유형의 관계를 구축하기에 충분한 시간이 지난 후에 비공식적 인 사람이 누구인지 알아보십시오.
이메일에서 나중에 후회할 내용을 말하지 마십시오 . 분노한 이메일을 보내거나 응답 할 때주의하십시오. 다른 사람에 대한 개인적인 의견을 말하지 말고, 누군가를 불쾌하게하는 말을하거나, 직접 말하지 않을 말을하십시오.
이메일 에티켓 규칙 # 6
유머, 농담, 아이러니를 최소한으로 유지하십시오. 의도는 전자 메일에서 종종 "번역 상실"되고 사람들은 항상 농담을하지 않을 수도 있습니다.
받는 사람의 관점에서 생각해보십시오.
체인 편지를 보내거나 전달하거나 회신 하지 마십시오 . 그것은 프로답지 않은 행동이며 일부 사람들은 이것을 정크 메일로 봅니다. 보내시는 모든 콘텐츠는 의료 사무실에서 기대하는 이미지와 전문성을 반영해야합니다.